Créer une force de travail à distance

Image Flickr via Lunar Landing – Gardens of Time (en anglais)

Au fur et à mesure de l’évolution d’ECHOtape au fil des ans, nous avons cherché non seulement à correspondre aux tendances qui façonnent le paysage du travail, mais à les modeler. Selon les estimations, d’ici la fin de l’année 2015, environ 1,5 milliard de personnes auront structuré leur journée de travail de manière à pouvoir travailler à distance. En effet, nos collaborateurs sont dispersés dans tout le pays, font un excellent travail et trouvent le bon équilibre lorsqu’ils travaillent à distance de notre siège physique. Alors que certaines grandes entreprises assimilent encore le temps passé en tête-à-tête à du temps productif (Yahoo), nous savons chez ECHOtape que la flexibilité mène à la productivité. Non seulement cela vous donne la liberté de travailler de la manière dont vous travaillez le mieux dans l’environnement que vous connaissez le mieux, mais cela nous donne également une longueur d’avance pour trouver les meilleurs talents pour remplir les rôles que nous avons dans notre entreprise.

Nous sommes convaincus que le travail à distance fait partie de notre identité chez ECHOtape. Cela dit, ce n’est pas toujours le chemin le plus facile pour gagner le match. Si votre personnel à distance augmente, investir dans un solide flux de travail basé sur le cloud sera la clé pour maximiser la productivité entre coéquipiers et superviser leurs activités quotidiennes. Mais il y a une chose à laquelle vous n’avez probablement pas pensé : l’intégration des employés à distance est tout aussi importante que celle du personnel interne. Je ne parle pas des politiques et des procédures, même si elles sont également importantes. Il s’agit de donner à vos employés à distance les bons outils pour réussir. Sans distributeur d’eau autour duquel se réunir, ni salle de repos de l’entreprise, il est plus difficile de savoir ce qui se passe dans l’équipe. Cependant, si vous prenez le temps d’aider le personnel éloigné à développer des routines de travail saines, non seulement il sera prêt à réussir, mais les gestionnaires auront l’esprit tranquille. Je travaille moi-même à distance et, au fil des ans, j’ai appris certaines choses qui m’ont aidé à maintenir un équilibre sain tout en travaillant à domicile. Voici mes cinq principales directives pour aider les travailleurs à distance à donner le meilleur d’eux-mêmes, où qu’ils se trouvent.

Organisez-vous !

Je sais, je sais… votre maison est votre château, mais on ne sait jamais quel genre de distractions peuvent surgir quand on y est tout le temps. Ne désespérez pas ! Il est possible de créer un environnement de travail positif à la maison.

Au lieu d’y penser comme à des mesures organisationnelles, pensez-y comme à la réduction des obstacles à l’accomplissement des tâches. L’un de ces obstacles peut être simplement un endroit où l’on peut avoir un peu de paix et de calme pour réfléchir. Votre bureau à domicile a-t-il une porte ? Même si vous n’avez pas de colocataires ou d’enfants, il est parfois utile sur le plan mental de faire une distinction entre “dans” votre bureau et “hors” de votre bureau, alors n’ayez pas peur de fermer cette porte et de vous couper du monde extérieur pendant un moment.

Prenez 5 minutes, au début ou à la fin de chaque journée, pour mettre de l’ordre sur votre lieu de travail. Vous y passerez la majeure partie de votre journée, et la mise en place d’un flux de travail qui vous convient le mieux sera entravée par le désordre qui y règne. Il fera bientôt partie de votre routine quotidienne, ce qui signifie que votre routine quotidienne consiste à NE PAS être désordonné !

N’ayez pas peur d’embêter vos coéquipiers.

Le fait de ne pas être dans un bureau physique signifie que vous n’aurez pas à interagir régulièrement avec vos coéquipiers en face à face. Vous pourriez être surpris de la quantité d’interactions personnelles que nous utilisons pour obtenir des informations simples de manière presque passive. Si vous vous trouvez dans un espace physique différent de celui de vos coéquipiers, une information soudainement facile ne l’est plus.

N’ayez pas peur d’entrer en contact avec vos coéquipiers de manière régulière au cours de votre journée ! Saviez-vous que nous disposons d’une application pour smartphone appelée Shoretel qui nous permet de composer instantanément le numéro de poste de n’importe qui au bureau ? C’est une application incroyable car elle me donne l’impression de composer un numéro de bureau à bureau, et je l’utilise toute la journée. Vous avez peut-être l’impression de devenir un fardeau ou une nuisance, mais je suis là pour vous rappeler qu’il s’agit d’un élément essentiel pour tirer parti de tous nos domaines d’expertise afin de faire avancer les choses. Cela peut aussi être un bon rappel que, hé ! il y a des gens sur le terrain qui travaillent pour les mêmes objectifs, et plus nous nous aidons les uns les autres, plus nous gagnons la journée.

Bougez !

L’un des grands avantages du travail dans votre bureau virtuel personnel est que vous pouvez vous lever et aller où vous voulez, sans être limité par les contraintes physiques d’un bureau. Utilisez cela à votre avantage ! Quand vous avez besoin d’une pause, allez dehors !

Pensez-y de cette façon. Si vous travailliez dans les bureaux d’ECHOtape, vous auriez un temps de trajet, une pause déjeuner, et peut-être même de temps en temps une rencontre après le travail. Tous ces éléments contribuent à rendre votre semaine de travail normale agréable, mais tout cela se passe en dehors du bureau.

Si vous travaillez chez vous, toutes ces petites pauses qui vous obligent à vous déplacer physiquement disparaissent, et quand elles disparaissent, vous ne vous en rendez peut-être même pas compte. Prenez le contrôle de ces parties de votre journée ! Prévoyez un moment pour sortir et faire une promenade. Prenez 5 minutes pour distraire votre animal. Je promène mon chien Daisy le matin et le midi au lieu de sortir manger. C’est l’une des parties de ma journée que j’attends avec le plus d’impatience, et cette pause m’aide à me vider l’esprit tout en me permettant de faire un peu d’exercice. Si vous n’avez pas d’animal de compagnie, faites une course rapide qui vous permettra d’alléger votre fatigue mentale et prenez un café sur le chemin du retour.

En ajoutant ces petits événements quotidiens, vous rendez votre espace de travail personnel plus agréable.

Être en bonne santé

Pour aller dans le sens du point 3, être en bonne santé ne consiste pas seulement à faire sa promenade quotidienne. Lorsque le réfrigérateur est juste au coin de la rue et qu’il est rempli des restes du dessert de la veille, il peut être terriblement tentant de prendre une part de ce gâteau au chocolat une, deux ou cinq fois dans la journée. Si cela peut satisfaire votre envie de chocolat, votre routine de travail peut en souffrir.

Réfléchissez au type d’énergie que votre corps et votre esprit vont consommer pendant la journée, puis nourrissez votre corps avec les aliments qui feront monter cette énergie. Pour ma part, je passe le week-end à préparer des soupes et à les congeler, afin de pouvoir préparer en quelques minutes un repas chaud, délicieux et nutritif, tous les jours de la semaine. Je m’assure également d’avoir toujours de nombreux en-cas sains à la maison, comme des noix, des fruits et du houmous, qui me permettent de garder un bon niveau d’énergie. Vous n’avez pas besoin que je vous dise quels aliments sont bons et mauvais pour vous, mais il est utile de vous rappeler que si vous travaillez à domicile, vous êtes en fait plus libre de satisfaire les besoins que votre énergie exige.

Au minimum, concentrez-vous sur une bonne hydratation. Remplissez votre bouteille d’eau lors de vos promenades de la mi-journée (n° 3 !) et pensez même à installer une bouilloire électrique dans votre bureau pour éviter d’avoir à vous rendre à la cuisine chaque fois que vous avez besoin d’une recharge de votre café ou thé préféré. En ce qui me concerne, je limite le café au matin et la tisane à l’après-midi pour garder mon énergie sans avoir le trac.

Fixez vos horaires ! GAGNEZ vos heures !

L’un des aspects les plus difficiles du travail à domicile est peut-être de définir quand exactement vous “travaillez”. Le problème, c’est que cela change pour tout le monde ! Certaines personnes ont besoin de cet horaire rigoureux de 9 à 5 afin de séparer le travail de la vie privée. D’autres personnes sont heureuses de résoudre les problèmes liés au travail juste avant de se coucher. Vous êtes peut-être un lève-tôt (et peut-être pas !). J’essaie personnellement d’avoir des horaires équilibrés. J’ai un horaire que je respecte : je suis au bureau à 8 h 30 et je termine à 17 h 30. Je suis toujours disponible par courriel, mais je structure ma journée de manière à ce que mon style de vie reste équilibré et que je ne m’épuise pas.

Quel que soit l’horaire que vous souhaitez respecter, veillez à ce que ce soit votre journée de travail définie. Si c’est l’heure de travailler, alors c’est l’heure de travailler. Si ce n’est PAS un moment de travail, posez votre cahier de travail, éteignez physiquement votre ordinateur et “rentrez chez vous”. Il y a de fortes chances que vos proches soient impatients de vous revoir.

Assurez-vous simplement que nous pouvons vous joindre lorsque nous avons besoin de votre aide !

Employez-vous du personnel à distance ? Comment encouragez-vous leur liberté tout en maximisant leur productivité ?