Repenser les réunions

Pourquoi suis-je ici ?

Je me suis surpris à penser cela récemment, trente minutes après le début d’une autre réunion qui devait durer jusqu’à la fin. Tu sais de quoi je parle. La réunion qui s’éternise. La réunion où tout le monde est assis en train de surfer pas très discrètement sur Facebook sur son smartphone. La réunion de l’entrepôt qui est en quelque sorte détournée par “Doug” de la comptabilité.

Selon une enquête menée par Salary.com auprès de professionnels américains, les réunions sont la première cause de perte de productivité au bureau. Et… je suis plutôt d’accord. Chez ECHOtape, nous sommes en train d’examiner toutes les réunions que nous organisons, en recherchant activement des moyens de les rationaliser et de les améliorer. Bien que nous n’ayons pas encore trouvé la meilleure approche pour nous, j’ai découvert quelques idées étonnantes qui méritent d’être partagées.

L’entreprise qui a créé Basecamp est assez rigide en ce qui concerne les réunions. En fait, s’il n’y avait que 37 signaux, il n’y aurait pas de réunions du tout et les discussions se limiteraient à la messagerie instantanée et au courrier électronique. Dans son livre à succès Rework, la société exhorte les créatifs à se rappeler que “chaque minute que vous évitez de passer en réunion est une minute que vous pouvez consacrer à un vrai travail”. Mais si vous devez absolument vous rencontrer, ils ont trois règles : Soyez bref. Ayez un ordre du jour. Invitez le moins de personnes possible.

C’est court comment ? Les recherches montrent que notre capacité d’attention est de 10 à 18 minutes. En fait, TED (l’association à but non lucratif consacrée à la diffusion d’idées, généralement sous la forme de conférences courtes et percutantes) a prouvé que beaucoup de choses peuvent se passer en 18 minutes : Dans une conférence TED de 15 minutes, le directeur de l’exploitation de Facebook Sheryl Sandberg a inspiré des millions de femmes à se pencher sur la question. Steve Jobs a prononcé l’un des discours de remise des diplômes les plus populaires de notre époque à l’université de Stanford et il l’a fait en 15 minutes. L’équipe de Percolate fixe à 15 minutes la durée par défaut de toutes les réunions. Il a fallu 17 minutes au Dr Martin Luther King pour partager son rêve d’égalité raciale. Et Marissa Mayer, de Yahoo, est célèbre pour ses réunions de 10 minutes.

Réglez une minuterie. Autre recommandation de 37 Signals : mettez en place une minuterie. Quand il sonne, la réunion est terminée. Période. En fait, de nombreux artistes étonnants – comme Austin Kleon et Damien Correll – utilisent chaque jour les contraintes de temps pour alimenter leurs idées et leurs créations. Consultez la technique Pomodoro.

Scott Belsky de Bechance a supprimé les réunions du lundi. Rassembler des gens sans autre raison que “c’est lundi !” n’a aucun sens. Et les réunions automatiques sont souvent des leçons de futilité.

Selon Adam Lashinsky de Fortune, Apple encourage la responsabilisation lors des réunions en désignant une personne directement responsable (DRI) dont le nom apparaît à côté de tous les points de l’ordre du jour dont elle est responsable. Chaque tâche étant étiquetée, il y a rarement confusion sur qui doit faire quoi.

Catalyst, un groupe de jeunes leaders du Sud, insiste pour que les réunions restent positives et décontractées. La réponse est toujours “oui, et…”. Faites en sorte que les choses restent positives et que les idées circulent en ne rejetant pas les propositions initiales.

Dans un récent numéro de “Think With Google“, la vice-présidente des opérations commerciales de Google, Kristen Gil, a décrit comment l’entreprise a passé l’année 2011 à revenir à ses valeurs initiales en tant que startup, notamment en reconsidérant sa façon d’aborder les réunions. Les principaux points à retenir sont : Pas plus de dix personnes à une réunion, et les décisions ne doivent jamais attendre une réunion.

Richard Branson affirme que les idées innovantes proviennent d’espaces innovants. Une salle de réunion et un powerpoint endorment tout le monde. Organiser une réunion dans un parc ou un café apportera une bouffée d’air frais à toute réunion de groupe et générera probablement de nouvelles idées et de nouvelles façons de penser. Il n’est pas le seul. Voir le discours TED de Nilofer Merchant sur les réunions à pied.

Éliminez la prise de notes électronique. Autrement dit, pas d’ordinateurs portables ni de téléphones cellulaires ; les notes manuscrites sont de mise.

Dites-le en cinq mots. Pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, Christopher Frank, vice-président d’American Express, demande à tous les participants à une réunion de répondre à la question “Quel est l’objet de cette réunion ?” en cinq mots ou moins. “En formulant clairement le problème”, écrit Frank dans un article pour Forbes, “vous aurez une bonne idée des informations dont vous avez besoin, des personnes à qui vous devez parler et vous vous assurerez que tout le monde travaille vers le même objectif.”

Reily, une entreprise d’alimentation et de boissons basée à la Nouvelle-Orléans, a fait l ‘objet d’un portrait dans le livre Good Boss, Bad Boss de Robert Sutton. L’entreprise utilise des réunions “stand up” rendues populaires par la méthode Agile de développement de logiciels.

Planifiez les réunions à la même heure. Maintenir les employés dans un rythme leur permet de ne pas voir leur travail perturbé de manière inattendue.

Debout. Les réunions quotidiennes de stand-up sont devenues un rituel commun à de nombreuses équipes, notamment dans le cadre du développement logiciel Agile. Jason Yip distingue les détails subtils des réunions de stand-up efficaces.

Comme je l’ai dit, je ne suis pas sûr de savoir lesquelles de ces propositions seront intégrées dans nos propres pratiques de réunion, mais les idées sont fascinantes. Peut-être que nous devrions nous rencontrer à ce sujet. (Je plaisante).

Quels sont vos meilleurs conseils pour les réunions ?